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Alt 23.05.2018, 12:02   #1
nenane92
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Standard Acc2016 - Nachschlage Assistent

Hallo liebes Forum, ich habe eine Frage zur richtigen Verwendung des Nachschlageassistenten. Und zwar möchte ich in einer Personaldatenbank die Qualifikationen der Mitabeiter festhalten. Zur Bestimmung ihrer Qualifikation werden die Mitarbeiter in einer Vielzahl von bestimmten Aufgaben die sie erledigen müssen bewertet. Der Bewertungsmaßstab reicht von 0 bis 4 und ist für jede Aufgabe derselbe. Ich möchte also die Aufgaben spaltenweise in Access aufführen und zusätzlich am Beginn eine Spalte für die Personalnummer des Mitarbeiters einfügen. Um später die Eingabe zu erleichtern soll die Bewertung der Aufgaben über ein Dropdown menü erfolgen. Hier kommt jetzt meine Frage: Wenn ich den Nachschlageassisten verwende kann ich wählen zwischen "Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben" oder "Das Nachschlagefeld soll die Werte aus einer Tabelle oder Abfrage abrufen". Welche der beiden Möglichkeiten ist für die Datenbank sinnvoller und gibt es evtl. noch eine andere Möglichkeit?
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Alt 23.05.2018, 12:06   #2
elmar
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Nachschlagefelder sollte man nicht benutzen! Warum das so ist? Klicke auf den Link unten in meiner Signatur.

__________________

WIN 7 PROF 64, ACCESS 2003 Wissenswertes: ACCESS-FAQ *** Habe mit ACC2007/10/13 nichts am Hut...
Hilfreiche Antworten kann es nur bei verständlichen Fragen geben! Anleitung dazu: Hier klicken | Auch hilfreich: Einführung in die Datenbank Microsoft Access. | Die Nachteile von Nachschlagefeldern
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Alt 23.05.2018, 12:10   #3
gpswanderer
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Hallo,
von der Verwendung des Nachschlageassistenten (Nachschlagefelder) in Tabellen ist dringend abzuraten.

Zitat:

Ich möchte also die Aufgaben spaltenweise in Access aufführen und zusätzlich am Beginn eine Spalte für die Personalnummer des Mitarbeiters einfügen.

Auch das Spaltenweise ist falsch. Die Aufgaben sind als je ein Datensatz zu erfassen.
Du brauchst also 3 Tabelle:
- Mitarbeiter
- Aufgaben
- MitarbeiterAufgaben

In der 3. Tabelle ist ein Fremdschlüssel (FS) zur Aufgabe und ein FS zum Mitarbeiter. In diese Tabelle muss auch das Feld für die Bewertung.
Wenn die Historie zu den Bewertungen erfasst werden soll, so ist dazu eine weitere Tabelle erforderlich.

Zu den Nachschlagefeldern:
Diese sind als Kombinationsfelder nur in Formularen sinnvoll und beziehen die Daten aus Tabellen.

__________________

Gruß
Klaus
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Alt 23.05.2018, 12:55   #4
maikek
MOF Guru
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Hier nochmal die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Aufgaben am Beispiel Lehrer und Schulfächer demonstriert, inkl. Darstellung im Formular: http://dbwiki.net/wiki/Access_Design..._aufl%C3%B6sen
Access als Datenbank ist völlig anders aufzubauen als Tabellen in Excel, bevor du also weitermachst, guck ruhig auch hier noch bei den Grundlagen rein: https://www.access-tutorial.de/, insbesondere das Kapitel Tabellen.
maike

__________________

Bitte dein Thema auf erledigt setzen, wenn's durch ist!
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Alt 23.05.2018, 13:12   #5
nenane92
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Zitat: von gpswanderer Beitrag anzeigen

Auch das Spaltenweise ist falsch. Die Aufgaben sind als je ein Datensatz zu erfassen.
Du brauchst also 3 Tabelle:
- Mitarbeiter
- Aufgaben
- MitarbeiterAufgaben

In der 3. Tabelle ist ein Fremdschlüssel (FS) zur Aufgabe und ein FS zum Mitarbeiter. In diese Tabelle muss auch das Feld für die Bewertung.
Wenn die Historie zu den Bewertungen erfasst werden soll, so ist dazu eine weitere Tabelle erforderlich.

okay also der Aufbau wie im Bild dargestellt?
Angehängte Grafiken
Dateityp: jpg MitarbeiterCompetence.JPG (33,0 KB, 8x aufgerufen)
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Alt 23.05.2018, 13:43   #6
maikek
MOF Guru
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Standard

Im Prinzip ja, nur setze die Verknüpfungen über die Schlüssel:
PersonalID -> PersonalFS in Tabelle MitarbeiterAufgaben
AufgabeID -> AufgabeFS in Tabelle MitarbeiterAufgaben
Und Tabellen oder Feldnamen mit Sonderzeichen (Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute ...) besser vermeiden, dann gibt sonst Probleme und Mehrarbeit.
maike

__________________

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Alt 23.05.2018, 13:50   #7
gpswanderer
MOF Guru
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Hallo,
siehe Bild.
Hatte es fertig, daher wird es auch gepostet.
Angehängte Grafiken
Dateityp: jpg 0089.jpg (44,0 KB, 12x aufgerufen)

__________________

Gruß
Klaus
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Alt 23.05.2018, 13:59   #8
nenane92
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Zitat: von gpswanderer Beitrag anzeigen

Hallo,
siehe Bild.
Hatte es fertig, daher wird es auch gepostet.

okay also ich verstehe das Prinzip, aber ich kann mir noch nicht so richtig erklären wie daraus ein sinnvolles Formular entstehen soll in dem ich mir den Mitarbeiter nehmen kann, die Aufgabe wähle und ihm die Bewertung eintrage. Aus den einzelnen Bewertungen des Mitarbeiters ergibt sich dann ein Gesamtlevel was berechnet werden muss. Das wollte ich eigentlich in Excel lösen. Hierzu kann ich mir gerade auch noch keinen Reim machen
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Alt 23.05.2018, 14:08   #9
maikek
MOF Guru
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Hast du in meinem Link zum DBWiki unten die Beschreibung des entsprechenden Formulars (mit Unterformular) gesehen? Erstell dir einfach mal eins mit dem Assistenten, für die Eingabe der Aufgaben nimmst du ein Kombifeld, das seine Daten aus Tabelle Competence entnimmt.
maike

__________________

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Alt 23.05.2018, 14:17   #10
gpswanderer
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Hallo,

Zitat:

Das wollte ich eigentlich in Excel lösen.

da braucht es kein Excel.

__________________

Gruß
Klaus
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Alt 24.05.2018, 07:20   #11
nenane92
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Zitat: von maikek Beitrag anzeigen

Hast du in meinem Link zum DBWiki unten die Beschreibung des entsprechenden Formulars (mit Unterformular) gesehen? Erstell dir einfach mal eins mit dem Assistenten, für die Eingabe der Aufgaben nimmst du ein Kombifeld, das seine Daten aus Tabelle Competence entnimmt.
maike

Also bei mir sieht das jetzt wie im angehängten Bild aus. Ein Kombinationsfeld nützt mir glaube ich nicht viel. Besser wäre es wenn alle Aufgaben im Unterformular aufgelistet wären und Standardmäßig die Bewertung 0 hätten und man dann nur noch die Bewertung ändern muss, wenn er sich verbessert.
Angehängte Grafiken
Dateityp: jpg frmCompetence.JPG (77,7 KB, 9x aufgerufen)
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Alt 24.05.2018, 07:22   #12
nenane92
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Zitat: von gpswanderer Beitrag anzeigen

Hallo,
da braucht es kein Excel.

okay das würde mir eingiges an Arbeit ersparen aber erstmal muss das Formular funktionieren
nenane92 ist offline  
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Alt 24.05.2018, 08:04   #13
gpswanderer
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Hallo,

Zitat:

Besser wäre es wenn alle Aufgaben im Unterformular aufgelistet wären

Da stellt sich erst mal die Farge, ob denn allen Mitarbeitern immer alle Aufgaben zugeteilt werden.

Wie hättest Du das denn in Deiner ursprünglichen Version lösen wollen ?
Und die Kombifelder (Nachschlagefelder) waren ja ursprünglich auch Deine Idee.

__________________

Gruß
Klaus
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Geändert von gpswanderer (24.05.2018 um 08:08 Uhr).
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Alt 24.05.2018, 08:39   #14
nenane92
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Zitat: von gpswanderer Beitrag anzeigen

Hallo,
Da stellt sich erst mal die Farge, ob denn allen Mitarbeitern immer alle Aufgaben zugeteilt werden.

Grundsätzlich ist das schon der Fall. Die MA arbeiten in Programmen für die es Aufgaben gibt. I.d.R. sind sie also in den Aufgaben ihres Programms gut ausgebildet und bekommen eine 3, was der höchsten Bewertung entspricht. Wenn neue Mitarbeiter anfangen bekommen diese eine Null. Hin und wieder kann es passieren das ein Mitarbeiter mal in einem anderen Programm helfen muss, deswegen muss er auch da qualifiziert sein. Diese ganze Geschichte mit der Bewertung zielt darauf ab dem Mitarbeiter eine Produktivität zuzuordnen. Hat er z.b. überall eine 3 ist seine Produktivität 100%. Das ganze zielt also darauf ab zu sehen wie viele Mitarbeiter da waren (also Köpfe) und wie die tatsächliche Produktivität war. Ein Mitarbeiter der eine Produktivität von 80% hat, zählt halt dann nur 0,8 Köpfe. So viel vllt zu den Rahmenbedinungen

Zitat: von gpswanderer Beitrag anzeigen

Wie hättest Du das denn in Deiner ursprünglichen Version lösen wollen ?
Und die Kombifelder (Nachschlagefelder) waren ja ursprünglich auch Deine Idee.

Ursprüngliche Idee war die Mitarbeiter in eine Spalte, in den fortlaufenden Spalten je eine Aufgabe und dann die Bewertung eintragen. So ist es halt im Moment in einer Exceltabelle gelöst. Über das Kombinationsfeld wollte ich nur die Bewertung von 0 bis 3 eintragen
nenane92 ist offline  
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Alt 24.05.2018, 09:11   #15
gpswanderer
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Hallo,
dann kann man mit einer Anfügeabfrage alle Aufgaben (die FS) und alle Mitarbeiter (auch die FS) an die Tabelle "MitarbeiterCompetence" anfügen. Mit dem Standardwert 0 für die Bewertung.
Trifft mal für einen Mitarbeiter diese Aufgabe nicht zu, so lässt man zur Unterscheidung das Feld für die Bewertung leer.

__________________

Gruß
Klaus
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