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Alt 14.02.2018, 12:05   #1
mb-ing
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Cool OL 2010 - UND-Verknüpfung bei Ordner-Filter auf andere Clients "vererben" ohne Registryeintrag

Hallo zusammen,

ich habe bereits einiges recherchiert und auch teilweise brauchbare Lösungsansätze gefunden.
Leider sind diese für meine Belange nicht direkt anwendbar.
Deshalb hoffe ich von Euch freundlicherweise ein paar Tipps zu bekommen.

Folgendes möchte ich realisieren:
Ich erstelle mittels eine Formulars, welches von einem Anwender in Word ausgefüllt wird, und einem VBA-Code eine E-Mail. Diese wird dann in Outlook durch den jeweiligen Anwender an ein Postfach gesendet, welches mehrere Mitarbeiter eingebunden haben.

Zu der E-Mail ist folgendes zu erwähnen:
1. Die E-Mail kann Anhand eines Teilstrings im Betreff immer als „Kategorie“ identifiziert werden (Betreff: Merkmal A (fixer String, immer vorhanden) + variabler Betreff
2. Durch eine bestimmte Auswahl im Formular wird dem Betreff das Merkmal B hinzugefügt
3. Durch eine bestimmte Auswahl im Formular wird dem Textkörper in der Mail das Merkmal C hinzugefügt (Ein bisschen ungünstig, da der Textkörper betrachtet werden muss, aber historisch bedingt)

Anhand diesen Merkmalen kann sich der Bearbeiter des Postfachs erschließen, welche Priorisierung die Mail hat und er kann allgemein erkennen (Merkmal A), dass es sich um eine bestimmte Kategorie von Mail handelt.
Prinzipiell ergeben sich hieraus für den Mitarbeiter drei Handlungsanweisungen:
1. Mail enthält NUR Merkmal A (UND NICHT B & Nicht C) » Lese die E-Mail „bei Gelegenheit“
2. Mail enthält Merkmal A UND Merkmal B (UND Nicht C) » Lese die E-Mail im Laufe des Tages
3. Mail Enthält ALLE Merkmale » Lese die E-Mail unverzüglich

Das Problem:
Es landen aktuell alle E-Mails (teilweise bis zu 50 am Tag) in der Inbox. Dies reduziert maßgeblich die Übersichtlichkeit und es kommt vor, dass manche Mails zu spät gelesen werden.

Praktisch wäre es, wenn es verschiedene Ordner oder Suchordner gäbe, die nur bestimmte E-Mails beinhalten. Dann weiß der Bearbeiter sofort, was er machen muss, wenn er ungelesene Elemente in einem Bestimmen Ordner sieht.
Generell ist das Postfach ein eigens Mailkonto und kann mittels Rechtevergabe bei jeden Mitarbeiter in sein Outlook eingebunden werden. Diese Mitarbeiter sollen E-Mails lesen und verschieben können (Ordner: Erledigt, Rückfrage, etc.).
Im Idealfall muss eine Zentralstelle nur das Mailkonto einbinden und alles andere wird durch das Mailkonto „vererbt“.

Hoffentlich konnte ich mich einigermaßen verständlich ausdrücken 

Ein paar Lösungen konnte ich bereits finden und habe diese auch getestet…

Lösung 1:
Anhand dieses Video konnte ich den "UND-Operator" für Outlook aktivieren
https://www.youtube.com/watch?v=0D8lz8fy5oA
Diese Methode hat den Nachteil, dass der Ordner-Filter "Client-abhängig" ist.
Also wenn das Postfach an einem anderen PC eingebunden wird, greift der Filter hier nicht mehr, da in der Registry unter CurrentUser der Eintrag „QueryBuilder“ fehlt.

Lösung 2:
Entsprechenden Suchordner erstellen und markieren
Ansicht » Aktuelle Ansicht » Ansichtseinstellungen » Filtern » SQL
Gewünschten SQL-Query (DASL-Filter) einbinden

Anschließend manuelle Verteilung:
http://www.outlook-tips.net/how-to/c...-custom-views/
Könnte man über Client-Management ausrollen, aber ist der Aufwand zu groß...

Oder den Leuten auf das Postfach "Vollrechte" zuweisen damit der Suchordner angezeigt wird => Vergabe von Vollrechte ist nicht erwünscht, was bedeutet, dass dieser Weg auch nicht beschritten werden kann.

Lösung 3:
Die Mail wird mittels Formular und VBA-Code generiert. Hierbei kann ich bereits ein eindeutiges Merkmal mitliefern, so dass in Outlook eine einfache Regel ausreichend ist. Wäre eher die Notlösung, aber würde gehen.

In Outlook möchte ich eigentlich auf VBA oder ähnliches verzichten, außer es bietet mir DIE ultimative Lösung

Kennst jemand vielleicht einen anderen Lösungsansatz?

Ich bin für jeden Tipp dankbar.

Vielen Dank im Voraus für Eure Bemühungen.

Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Danke und Grüße
MB-Ing.
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Alt 15.02.2018, 09:05   #2
halweg
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Ich habe nicht die Zeit. im Detail alle Aspekte deines Problems zu durchdenken. Aber auf den ersten Blick scheint mir, dass Regeln, die die eingehenden E-Mails nach dem Betreff in verschiedenen Ordnern ablegen, eine Lösung sein könnten.
Diese Regeln kann man exportieren und so mehreren Nutzern verfügbar machen.

__________________

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Alt 16.02.2018, 11:57   #3
mb-ing
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Zitat: von halweg Beitrag anzeigen

Ich habe nicht die Zeit. im Detail alle Aspekte deines Problems zu durchdenken. Aber auf den ersten Blick scheint mir, dass Regeln, die die eingehenden E-Mails nach dem Betreff in verschiedenen Ordnern ablegen, eine Lösung sein könnten.
Diese Regeln kann man exportieren und so mehreren Nutzern verfügbar machen.

@halweg:

Vielen herzlichen Dank für Deine Antwort.

Der Ex- und Import wäre natürlich ein Lösungsweg, den ich auch bereits getestet und in meinem ersten Post beschrieben habe.
Leider ist dies für unsere Firma keine präferierte Lösung, da der Anwender oder anderes Personal pro Mitarbeiter, der das Postfach einbinden will, jedes Mal tätig werden muss....
Weiterhin müssen Modifikationen manuell nachgepflegt werden.
Natürlich bestünde ebenfalls die Möglichkeit diesen Ablauf zu automatisieren, wobei ich den Aufwand nicht unbedingt betreiben möchte.

Nochmals danke für Deine Antwort.

Danke und Grüße
MB-Ing.
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Alt 16.02.2018, 14:13   #4
halweg
MOF Koryphäe
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Also wenn du sogar über VBA nachdenkst, wäre das Importieren eines Regelsatzes pro Mitarbeiter wirklich eine einfache Variante. Der Mitarbeiter startet den Import nach deiner Anleitung mit ein paar Klicks und fertig.
Hübsch wäre natürlich, wenn er auch eine Ansicht hätte, wo z. B. die E-Mails nach (regelbasiert festgestellter) Wichtigkeit farbig hervorgehoben würden.

Aber wenn ich es richtig verstehe, wollen die Mitarbeiter nicht Regeln oder deren Updates installieren (und dann höchstwahrscheinlich auch keine fremde VBA-Skripte). Damit scheidet m. E. quasi alles aus, was über die Standardfunktionalität von Outlook hinausgeht.

Und dann hast du schon alles richtig gemacht:
Durch den sprechenden Betreff kriegt der Mitarbeiter einen Überblick über seine Aufgaben und gut. Wenn er deine Regeln nicht will, kann er ja sein Postfach nach eigenem Gutdünken aufräumen und sortieren.

Das Einzige, was man noch machen könnte, wäre den Betreff mit Signalzeichen auszustatten, etwa
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Aufgabe Kategorie A !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
************** Aufgabe Kategorie A ***************
usw., das ist dann auch gut sichtbar und mit Hilfe der Sortieroption leicht ablegbar.

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Alt 16.02.2018, 18:12   #5
mb-ing
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Zitat: von halweg Beitrag anzeigen

Also wenn du sogar über VBA nachdenkst, wäre das Importieren eines Regelsatzes pro Mitarbeiter wirklich eine einfache Variante. Der Mitarbeiter startet den Import nach deiner Anleitung mit ein paar Klicks und fertig.
Hübsch wäre natürlich, wenn er auch eine Ansicht hätte, wo z. B. die E-Mails nach (regelbasiert festgestellter) Wichtigkeit farbig hervorgehoben würden.

Aber wenn ich es richtig verstehe, wollen die Mitarbeiter nicht Regeln oder deren Updates installieren (und dann höchstwahrscheinlich auch keine fremde VBA-Skripte). Damit scheidet m. E. quasi alles aus, was über die Standardfunktionalität von Outlook hinausgeht.

Und dann hast du schon alles richtig gemacht:
Durch den sprechenden Betreff kriegt der Mitarbeiter einen Überblick über seine Aufgaben und gut. Wenn er deine Regeln nicht will, kann er ja sein Postfach nach eigenem Gutdünken aufräumen und sortieren.

Das Einzige, was man noch machen könnte, wäre den Betreff mit Signalzeichen auszustatten, etwa
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Aufgabe Kategorie A !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
************** Aufgabe Kategorie A ***************
usw., das ist dann auch gut sichtbar und mit Hilfe der Sortieroption leicht ablegbar.

@halweg:

Danke für Deine Zeit und Bemühungen.

Der Anwender sollte nichts machen müssen, da es einfach zu viele sind und vor allem in verschiedene Länder sowie Sprachen...

Ich habe schon einiges an Erfahrung in VBA, allerdings nur in Word, Excel und PowerPoint (sowie CAD-Anwendungen).
Leider kann ich nicht beurteilen, wie man einen VBA-Code in Outlook implementiert.
Aber wenn es ähnlich, wie in Word und Co. ist, möchte ich es eigentlich unbedingt vermeiden.
Das ist mega aufwändig....
Ein Add-In wäre an der Stelle adäquater, aber dies ist meines Erachtens hier den Aufwand nicht wert.

Ich werde mir kurzfristig anderweitig beholfen müssen.
Ich generiere vermutlich mittels Programmierung einen chiffrierten String, welcher abhängig von dem ausgefüllten Formular, in die Mail transferiert wird.
Den Code werde ich mit "steuerenden", alphanumerischen Stellen aufbauen.
Also: Fixes Präfix (Allgemeine Mail-Kategorie) - Seperator - Code
(Bsp.:
NOC$10A5 = Merkmal A
NOC$11A5 = Merkmal A und Merkmal B
NOC$11B5 = Merkmal A und Merkmal B und Merkmal C
etc.)

Anschließend kann ich eine triviale, aber eindeutige Regel am Server einbinden und die Mail in den entsprechenden Ordner verschieben lassen.

+ Dem Anwender muss nur das Postfach eingebunden werden
+ Die Regel wird zentral von mir verwaltet und wird ad hoc global verteilt
+ Der Benutzer benötigt keine "Vollrechte" auf das Postfach

- Ich kann die Mail nur einem Ordner zuweisen

Ich habe jetzt die Regel gefunden:
» Kopie der Mail in Ordner verschieben

Dadurch könnte ich nun theoretisch zwei Ordner "befüllen".
Ist das clever oder birgt diese Kopie mehr Gefahren als nutzen?

Vielen Dank im Voraus für Eure Bemühungen.

Danke und Grüße
MB-Ing.
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Alt 17.02.2018, 10:47   #6
halweg
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Statt kopieren kannst du auch die Mail per Regel verschieben.
Ich selbst bevorzuge Kennzeichnungen ("Kennzeichnung", "Kategorie", "Priorität") und dann im Posteingang eine farblich untersetzte Gruppierung nach diesen Kennzeichnungen

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Alt 18.02.2018, 16:03   #7
mb-ing
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Zitat: von halweg Beitrag anzeigen

Statt kopieren kannst du auch die Mail per Regel verschieben.
Ich selbst bevorzuge Kennzeichnungen ("Kennzeichnung", "Kategorie", "Priorität") und dann im Posteingang eine farblich untersetzte Gruppierung nach diesen Kennzeichnungen

@halweg:

Vielen Dank für Deine Antwort.

Statt kopieren verschieben?
Kann ich eine Mail in verschiedene Ordner verschieben bzw. anzeigen lassen?

Hintergrund:
Das Postfach wird bei mehreren Mitarbeitern eingebunden, wobei ein Mitarbeiter nur bei Merkmal C reagiert. Ein anderer Kollege führt eine definierte Aktion bei Merkmal A und Merkmal B aus.

Danke und Grüße
MB-Ing.
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Alt 19.02.2018, 13:58   #8
mb-ing
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Hallo zusammen,

ich denke, dass eine sinnvolle Lösung aus zwei Komponenten bestehen muss:

- Chiffrierten Code in der Mail, welcher in dem Word-Formular generiert wird
- Suchordner in dem Postfach erzeugen, so dass ich keine duplizierten E-Mails habe

Wie ist es möglich Suchordner aus einem Postfach zu sehen?
Ich habe zwar Vollrechte erteilt, aber sehe die Suchordner trotzdem nicht...?

Danke und Grüße
MB-Ing.
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Alt 19.02.2018, 15:33   #9
halweg
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Ich bin mir nicht mehr sicher, wo dein Problem liegt.

Hast du Probleme, Regeln zu schreiben, die verschieben statt zu kopieren: Wie erstellst du Regeln?

Fällt dir der Umgang mit Suchordnern schwer: Kennst du die Outlook-Ordnerstruktur? Kannst du mit gefilterten Ansichten arbeiten?

Evtl. hilft es, wenn du, ggf. in einem extra Thread, eins der Einzelprobleme benennst und durch einen entsprechend kurzen Eingangsbeitrag sicherstellst, dass der passende Helfer sofort Bescheid weiß, worum es geht.

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Alt 20.02.2018, 06:59   #10
mb-ing
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@halweg:

Vielen Dank für Deine Antwort und vor allem für Deine Geduld

Zitat:

Ich bin mir nicht mehr sicher, wo dein Problem liegt.

Hast du Probleme, Regeln zu schreiben, die verschieben statt zu kopieren: Wie erstellst du Regeln?.

» Nein, ich kann Regeln erstellen. Aber keine Regel, die eine E-Mail in mehrere Ordner verschiebt.
Eine Recherche ergab, dass dies auch faktisch nicht möglich ist.

Zitat:

Fällt dir der Umgang mit Suchordnern schwer: Kennst du die Outlook-Ordnerstruktur? Kannst du mit gefilterten Ansichten arbeiten?

» Ja kenne ich alles.
Aber ich würde gerne ein Postfach zentral verwalten und diese Einstellungen und insbesondere die Suchordner erscheinen bei Mitarbeitern, die dieses Postfach eingebunden haben.
Hierzu habe ich rausgefunden, dass dies nur möglich ist, wenn die Mitarbeiter Vollrechte auf das Postfach haben und der Account direkt eingebunden ist.

Mittlerweile bin ich bereits mit meiner Suche vorangekommen...
Meine neue Kernfrage:
Wie kann ich in einem Postfach Suchordner einrichten, die bei anderen erscheinen, welche das Postfach eingebunden haben?
- Ohne Vollrechte?
- Ohne Online-Modus?

Vielen Dank im Voraus für Eure Bemühungen.

Danke und Grüße
MB-Ing.
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Alt 20.02.2018, 07:53   #11
halweg
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Kann es sein, dass du das über Exchange realisieren willst? Sorry, da bin ich leider raus, ich verwalte nur meine eigenen Postfächer...
Das mit dem Verschieben/Kopieren/Duplizieren/Verteilen/Filtern hat sich mir leider bis zum Schluss auch nicht erschlossen...

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Alt 20.02.2018, 07:57   #12
mb-ing
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Zitat: von halweg Beitrag anzeigen

Kann es sein, dass du das über Exchange realisieren willst? Sorry, da bin ich leider raus, ich verwalte nur meine eigenen Postfächer...
Das mit dem Verschieben/Kopieren/Duplizieren/Verteilen/Filtern hat sich mir leider bis zum Schluss auch nicht erschlossen...

@halweg:

Tut mir leid, dass ich aus Unwissenheit anscheinend den wichtigen Hinweis "Exchange" nicht mitgeteilt habe.

Vielleicht finde ich mit diesem Suchbegriff andere Lösungen im Internet.
Vielen Dank für Deine Zeit und Hilfe.

Danke und Grüße
MB-Ing.
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